Tager du referencer inden du ansætter din nye medarbejder?
Svaret bør efter vores opfattelse altid være et klart JA! Uden undtagelse!
Det er imidlertid vores erfaring at det langt fra er tilfældet. Mange virksomheder har ikke en strategi og procedure for indhentning af referencer, når de rekrutterer nye medarbejdere. Det er overraskende – og måske også i strid med al sund fornuft. Det er at gamble med virksomhedens vigtigste ressource og investering: at finde de rigtige medarbejdere, som trives og som kan skabe værdi. Fejlansættelser er kostbare. Og det gælder sådan set uanset om det drejer sig om en ledelsesrolle eller ej.
Formål
Overordnet er formålet med referencetagning bl.a.:
- CV-tjek: Sikre at CV’et passer med virkeligheden – herunder roller, resultater og tidslinje.
- Røde flag: Tjekke op på og spørge ind til eventuelle røde flag fra samtalerne.
- Udfordringer: Hvordan har kandidaten klaret forskellige udfordringer – bedst i medvind/modvind, kritik etc.
- Emotionel intelligens/sociale skills: Hvordan fungerer kandidaten i teams og i forskellige samarbejdsrelationer – evne til at se muligheder og skabe sammenhænge og accept etc.
- Work ethic: arbejdsindsats og dedikation – evne til finde løsninger og sikre den når i mål.
- Integritet: Evne til at håndtere vanskelige beslutninger, som involverer stillingtagen til ”ofre-omkostninger”
- osv
Begrundelser for at fravælge referencetagningen
Der er mange forklaringer på at man ikke får taget reference på den nye medarbejder, men vi hører ofte følgende:
- Manglende tid – ”vi var under tidspres og havde manglende ressourcer til at få gennemført referencekald inden deadline”.
- Mangel på arbejdskraft – ”vi havde ikke så mange at vælge iblandt – det var et begrænset kandidatfelt og så kan man jo ikke bare kan vælge og vrage”.
- Vi var sikre – ”vi havde et godt indtryk af den rette kandidat efter samtalerne og var derfor ret sikre på at det var den rette kandidat”.
Succeser har mange fædre….
Amerikanske undersøgelser viser at 55% lyver i deres CV og ansøgninger. Det er heldigvis ikke vores erfaring, at dette gælder for Danmark – langt fra! Vi har meget sjældent oplevet at man bevidst lyver om sine meritter mv – men omvendt skal man heller ikke rutte med sandheden….
Et CV opfattes ofte som et neutralt/objektivt dokument – det er det naturligvis ikke. Det er skrevet af kandidaten/ansøgeren og udtrykker derfor også kandidatens subjektive opfattelse og oplevelse af egne kompetencer og rolle i forhold til opnåede resultater mv. Og succeser har jo som bekendt mange fædre. Der kan være ting som er nedtonet, mens andre ting har fået lidt ekstra gas.
Og brugen af AI til at udarbejde ansøgning og CV er jo blot endnu en dimension til problemstillingen.
Sidste stop
Referencetjekket på kandidaten indgår normalt som sidste led i din rekrutteringsproces og er derfor ofte din sidste mulighed for at trække i håndbremsen inden en potentiel kostbar fejlansættelse. I visse tilfælde kan man indkalde til en efterfølgende samtale, hvor input fra referencetjekket gennemgås med kandidaten med henblik på eventuelle justeringer i forhold til rollen etc.
Forudsætningen for effektiv referencetagning
Formålet med at opnå de bedste forudsætninger for effektive og brugbare referencer er det afgørende, at du har gennemført en grundig rekrutteringsproces, hvor der er defineret klare målepunkter og evalueret i forhold til interviews, cases og persontest. Der skal populært sagt gerne kunne dannes en klar og nogenlunde entydig ”SWOT” på kandidaten. Du skal i dit referencetjek kunne spørge konkret ind til kandidatens styrker, svagheder – men også muligheder i forskellige situationer og roller, samt situationer og forhold, som kan være en trussel for kandidatens ”leverancer”.
For at opnå en effektiv referencetagning er det vores erfaring at man bl.a. skal sørge for følgende:
- Orienter altid kandidaterne om hvad rekrutteringsprocessen indeholder ved det første interview – herunder at der tages reference, hvis man bliver enige om at gå videre. Så er man forberedt!
- Forbered din rekrutteringsproces grundigt – vær’ afklaret om dine krav til kandidatens personlige og faglige kompetencer, så du kan udarbejde en ”SWOT” på hver enkelt kandidat.
- Flest mulige målepunkter – jo flere elementer du har med i din rekrutteringsproces desto mere præcis bliver din ”SWOT” og dermed dine referencetjek. Derfor anbefaler vi altid at lade rekrutteringsprocessen indeholde både interview, persontest og case.
- Bed kandidaten udarbejde liste over mulige referencekontakter – og det skal være personer, som har været helt central ift kandidaten – typisk den chef, som kandidaten har refereret til.
- Lad aldrig andre end den rekrutteringsansvarlige gennemføre referencerne – og allerbedst den person, som vedkommende skal referere til.
- Selv om kandidaten typisk har orienteret referenten om, at man muligvis bliver ringet op er det vigtigt at præsentere dig selv, samt få skabt en blød indledning på samtalen – herunder hvilken rolle kandidaten helt præcist skal være kvalificeret til.
- Udarbejd en detaljeret spørgeramme/skabelon til brug for din referencetagning. Rammen skal indeholde alle forhold fra din ”SWOT” – ikke mindst til brug for en detaljeret gennemgang af eventuelle svagheder/udfordringer hos kandidaten.
- Det er sjældent muligt at gennemføre en reference på mindre en 30-40 minutter – så sørg for at få noteret alle svarene i din samtale. Sørg for at få alle nuancer med – de fleste referenter har sjældent lyst til at være negative i deres evaluering af en tidligere medarbejder. Og det samme kan gøre sig gældende for referencetageren, som jo allerede har brugt en del ressourcer på rekrutteringsprocessen.
Vores erfaring
Det er vores erfaring, at alle referencer – hvis udført korrekt – bidrager væsentligt til beskrivelsen af en kandidat. Vores erfaring viser at under 6-10 pct af kandidaterne ender med at blive fravalgt på baggrund af referencetjekket – men uanset hvad vil næsten alle referencer bidrage med meget værdifulde input til nye arbejdsgiver.